সরাসরি বা ভার্চুয়ালি যে কোনও সভা সেমিনার বা কর্মশালায় অংশগ্রহণের জন্য বিভাগীয় কমিশনার, জেলা প্রশাসক (ডিসি) ও উপজেলা নির্বাহী কর্মকর্তাদের (ইউএনও) আমন্ত্রণ জানানোর প্রয়োজন হলে আমন্ত্রণকারী মন্ত্রণালয়, বিভাগ ও সংস্থাগুলোকে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের অনুমোদন নিতে হবে। একইসঙ্গে মাঠ প্রশাসনের এসব কর্মকর্তার সঙ্গে সভা আহ্বানের আগে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের সঙ্গে আলোচনা করে সভার তারিখ নির্ধারণ করতে হবে বলে সম্প্রতি পরিপত্র জারি করেছে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ।

পরিপত্রের কপি সব মন্ত্রণালয় ও বিভাগের সিনিয়র সচিব বা সচিব বরাবরে পাঠানো হয়েছে। একইসঙ্গে এর অনুলিপি দেওয়া হয়েছে প্রধানমন্ত্রীর মুখ্য সচিব, সকল বিভাগীয় কমিশনার ও জেলা প্রশাসকের কাছে।

পরিপত্রে বলা হয়, ‘রুলস অব বিজনেস, ১৯৯৬’ এর সিডিউল-১ (অ্যালোকেশন অব বিজনেস অ্যামাং দ্য ডিফারেন্ট মিনিস্ট্রিস অ্যান্ড ডিভিশনস) অনুযায়ী বিভাগ, জেলা ও উপজেলা পর্যায়ের সাধারণ প্রশাসন এবং আন্তঃমন্ত্রণালয় সমন্বয় মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের কার্যপরিধিভুক্ত। এ পরিপ্রেক্ষিতে মাঠ প্রশাসনের কোনও কর্মকর্তাকে মন্ত্রণালয় বা বিভাগ বা সংস্থা আয়োজিত কোনও সভা, সেমিনার, কর্মশালা, ভিডিও কনফারেন্সে যোগদানের জন্য আমন্ত্রণ জানানোর ক্ষেত্রে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের সম্মতি গ্রহণ বাঞ্ছনীয়।

এতে বলা হয়, সম্প্রতি লক্ষ্য করা যাচ্ছে যে, বিভিন্ন মন্ত্রণালয়, বিভাগ বা সংস্থার আয়োজিত সরাসরি বা ভার্চুয়াল প্লাটফর্মের বিভিন্ন সভা, সেমিনার, কর্মশালা এবং ভিডিও কনফারেন্সে অংশগ্রহণের জন্য মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের সম্মতি ছাড়া বিভাগীয় কমিশনার, জেলা প্রশাসক ও উপজেলা নির্বাহী অফিসারদের আমন্ত্রণ জানানো হচ্ছে।

অনেক সময় দেখা যাচ্ছে, একাধিক মন্ত্রণালয়, বিভাগ, সংস্থা একই দিন, সময়ে অনলাইন প্লাটফর্মে সভা, সেমিনার, কর্মশালা, ভিডিও কনফারেন্স আহ্বান করে মাঠ প্রশাসনের কর্মকর্তাদের অংশগ্রহণের জন্য অনুরোধ করছে। এতে একদিকে প্রশাসনিক শৃঙ্খলা বিঘ্নিত হচ্ছে, অন্যদিকে মাঠ পর্যায়ের প্রশাসনিক কার্যক্রম ব্যাহত হওয়ার আশঙ্কা রয়েছে। অধিকাংশ ক্ষেত্রে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ এসব বিষয়ে অবহিত না থাকায় মাঠ প্রশাসনের সঙ্গে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের যোগাযোগ বা সমন্বয় ব্যাহত হচ্ছে।

পরিপত্রে আরও বলা হয়, এছাড়া বিভাগীয় কমিশনার, জেলা প্রশাসক কিংবা উপজেলা নির্বাহী অফিসারদের সঙ্গে মত বিনিময়ের জন্য কোনও সভা আহ্বান করা হলে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের সঙ্গে আলোচনাক্রমে সভার তারিখ নির্ধারণ করা সমীচীন।